Checkliste: Pressekonferenz

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Vorbereitung der Pressekonferenz

Thema festlegen

Sprecher auswählen und Verfügbarkeit abfragen

Klären, ob interne oder externe Moderation, Moderator auswählen und Verfügbarkeit abfragen

Location auswählen und Verfügbarkeit abfragen

  • Lage / Anfahrt / Verkehrssituation während des PK Termins
    [in Ausnahmefällen Fahrdienst für Anfahrt organisieren!]
  • Raumgröße in Abhängigkeit von der tatsächlich erwarteten Anzahl von Anwesenden
  • Sitz/Schreibgelegenheiten, Ausrichtung zu den PK-Sprechern
  • Akustik, Sichtverhältnisse und Lichtverhältnisse prüfen
  • Notwendige Aufbauten möglich (Bühne? Licht? Audio? Podest für Kameras, Scheinwerfer)
  • Catering von wem?
  • Nebenräume für Journalisten / Statements / Interviews?
  • Mobilfunkverbindung ausreichend (Telekom, Vodafone, E-Plus?)
  • Temporäre WLAN-Installation möglich oder bereits WLAN vorhanden?
  • Geschwindigkeit ausreichend? Uploadgeschwindigkeit!
  • Garderobenmöglichkeit für Sprecher, für Journalisten (Mäntel, Regenschirme, Rucksäcke….)

Termin planen

  • Themenaktualität beachten
  • Sprecherverfügbarkeit
  • Moderator verfügbar
  • Location verfügbar
  • Konkurrenztermine (andere PKs, Redaktionskonferenzen, Feiertage, WM-Spiele …)
  • Redaktionspläne (Themenpläne, Erscheinungstermine, Redaktionsschluss, Produktionszeit)

Location und Sprecher fest buchen

Einladung an Journalisten senden (2 Wochen vorher), E-Mail oder Papier je nach Präferenz

Rückmeldung formularmäßig (Fax und E-Mail), bei persönlich bekannten Journalisten auch nachfragen, wenn keine Rückmeldung kommt

PK-Durchführung validieren (Erwartungen anhand der Rückmeldungen überprüfen, ggf. Absagen)

Erinnerung senden (4 Arbeitstage vor Termin. Mit großer Zurückhaltung einsetzen, eher nur an Journalisten/Redaktionen die bisher nicht geantwortet haben (Urlaub/Krankheit, Zuständigkeit, Redaktionsentscheidung unklar).

Zusatznutzen vorbereiten (O-Töne, Footage, Statements, Interviews und ggf. mit Journalisten bereits fest terminieren, ggf. erforderliches Equipment prüfen wie Steckdosen….)

Pressemappe vorbereiten

Presseinformation vorbereiten und abstimmen

PK-Equipment besorgen bzw. ausprobieren (Mikrofone, Lautsprecher, [falls geplant Kameras und Schnitttechnik für Live-Mitschnitt der PK], Bildschirme, Projektoren, Tische, Stühle, Empfangstresen etc.)

Bewirtung klären (Getränke während der PK, abseits nach der PK ein Imbiss)

Zusätzliches Material klären und vorbereiten (Papier, Kugelschreiber, Broschüren, Give-Aways)

Einladungsliste (inkl. Abmeldungen) zur Akkreditierung vor Ort ausdrucken

Namensschilder der angemeldeten Journalisten ausdrucken

WLAN-Zugangsdaten in der Pressemappe hinterlegen

Am Tag der PK

Frühzeitig vor Ort sein

Alle Vorbereitungen prüfen ggf. nachbessern, nachliefern lassen

Akkreditierung besetzen, Listen auslegen, Garderobe besetzen

Ggf. Platzeinweiser für Videoteams einsetzen, ansonsten freie Platzwahl für Journalisten

Pressemappe entweder mit der Akkreditierung ausgeben oder mit den zusätzlichen Materialien an den Tischen auslegen.

Alle Journalisten pünktlich in den Saal bitten

PK eröffnen mit kurzer (!) freundlicher Begrüßung, dann Ankündigung des Sprechers.

Der / die Vorträge, ggf. mit kurzer Zwischenmoderation

Moderiertes Frage – und Antwortspiel

Dank an Teilnehmer und Ende der PK verkünden.

Journalisten ans Buffet bitten bzw. zu den verabredeten Statements / Interviews / O-Tönen

Bereithalten / Zur Verfügung stehen für Zusatzfragen, Anforderungen, Problemlösungen

Ggf. Hilfestellung bei Zusatzwünschen aller Art

Kontrollieren, dass im Raum keine Sachen der Journalisten liegengeblieben sind (Kamera, Aufnahmegeräte, Telefone, Notizblöcke etc. Auch Mäntel, Regenschirme etc. in der Garderobe checken)

Dank an das Catering-Personal sowie die Hilfskräfte an der Akkreditierung, Einweisung und Garderobe.

Erstes Feedback seitens der Sprecher hinsichtlich der Erwartungen an die Pressekonferenz einholen, mögliche Zusagen des/der Sprecher an Journalisten aufnehmen (z.B. zusätzliches Material, Einladungen etc.) und in der Folgezeit umsetzen.

Rückmeldung auf die Einladung, Anwesenheit, Aktivität (z.B. Fragen, Interviews, Fotos) und Wünsche (Footage, Zusatzmaterial etc.) sowie Veröffentlichungen im Kontaktmanagement dokumentieren.

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Zugehörige Artikel: Die Pressekonferenz

Verwandte Artikel: Presseinformation; Pressemappe; Presseverteiler; Presseeinladung;

 


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Wolfram Schuchardt

Initiator und Herausgeber von www.kompraxis.de. Kommunikator mit umfassender Erfahrung, angegraut und doch jung geblieben. Autor, Berater, Texter, Redakteur, Lektor - ich bin ein Allrounder mit Hang zum "Reinknien" und einem Faible für das einfache Erklären komplexer Sachverhalte.

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