Die Mitarbeiterbefragung

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In Sonntagsreden sind die Mitarbeiter immer die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Wie aber steht es tatsächlich um das Verhältnis Mitarbeiter/Unternehmen? In der internen Kommunikation gelten Mitarbeiterbefragungen als das Mittel der Wahl, um sowohl Daten über die Stimmung der Mitarbeiter als auch über mögliche Krisenfaktoren zu erheben. Allerdings wird – es geht hier ja „nur“ um eine interne Befragung – oftmals schluderig gearbeitet. Mit Folgen für alle Beteiligten.

Legen wir an die Befragung der eigenen Mitarbeiter ebenso qualitative Maßstäbe an, wie an alle anderen Kommunikationsmaßnahmen, geht es zuallererst um genauere Überlegungen, was eigentlich genau erreicht werden soll? Vier grundsätzliche Funktionen der Befragung sind zu unterscheiden, die Diagnose, die Beurteilung, die Vermittlung und die Kontrolle. Dabei gibt es selbstverständlich bei einer Befragung auch Überschneidungen. Aber vermeiden Sie in jedem Falle eine Überfrachtung, denn wer will schon eine halbe Stunde über einem Fragebogen des Unternehmens sitzen?

Befragung als Diagnose

Kommunikation lebt vom Verständnis, was die Zielgruppen bewegt, was sie antreibt und was sie frustriert und letztendlich vertreibt. Dies gilt in besonderem Maße für die internen Zielgruppen, denn ihre Identifikation mit dem Unternehmen lässt sich nicht in Umsatzkennzahlen festmachen. Und wenn erst langfristige Tendenzen sichtbar werden wie z.B. erhöhte Fluktuation der Mitarbeiterschaft, hat die interne Kommunikation ihre Hausaufgaben nicht richtig gemacht (oder die Unternehmensführung alle Anzeichen und Hinweise ignoriert).

Eine Befragung der Mitarbeiter kann hier Abhilfe schaffen. Sie lässt Rückschlüsse zu auf das allgemeine und das konkrete Betriebsklima und die Arbeitszufriedenheit. Mögliche Bestandteile einer solchen Befragung sind auch Themen wie Führungsstile/-zufriedenheit, Arbeitssicherheit, Ausbildung/Laufbahnperspektiven, Mobbing und sexuelle Belästigung.

Befragung als Beurteilung

Interne Kommunikation steht oft in Begründungszwängen. Alle Unternehmen haben mehr oder weniger tradierte Kommunikationsformen, die in aller Regel für vollkommen ausreichend angesehen werden. Warum das Rad also neu erfinden?

In Unternehmen herrscht aber immer noch vorwiegend die Top-Down-Kommunikation, bei der Informationen noch nach dem Motto Friss oder stirb verteilt werden. Wer halt die Infomail nicht liest oder nicht versteht oder im Wust der täglichen E-Mail-Flut übersehen hat, hat halt Pech gehabt…..

Hier kann eine Mitarbeiterbefragung Abhilfe schaffen. Denn die Mitarbeiter können (und sollen) sich äußern zu ihrem Informationsstand über das Unternehmen, seine Dienstleistungen, seine Produkte, seine Marktstellung und Finanzlage. Hintergrund: Nur informierte Mitarbeiter können sich mit dem Unternehmen identifizieren. Und die Befragung gibt auch Auskunft darüber, welche Informationswege funktionieren und welche nicht. Zum Beispiel, ob die Top-Down-Kommunikation Unternehmensführung -> Erste Managementebene -> Zweite Managementebene -> Abteilungs-/Gruppenleiter nicht eher ein Flaschenhals ist, wo auf jeder Ebene Informationen gefiltert, bewertet und ggf. verändert werden. Und selbstverständlich ist eine solche Befragung aussagekräftig im Hinblick auf kommunikative Einzelmaßnahmen, von der Betriebsfeier über den Betriebsausflug bis hin zu Betriebsversammlungen mit Infos durch das Management.

Befragung als Vermittlung

Die Mitarbeiterbefragung an sich ist eine Maßnahme der internen Kommunikation. Der Sinn dieser Befragung (das Ziel) muss auf verschiedenen Führungsebenen diskutiert und vermittelt werden. Das ist ein Vehikel, um die Unternehmensphilosophie ganz praktisch auszuleben und auf die Probe zu stellen. Die dem Mitarbeiter oft vollkommen nebulöse Corporate Identity bekommt mit einer konkreten Maßnahme auf einmal Gesicht, wird praktisch erlebbar. Und so nebenbei beginnt bei den Gesprächen über die Mitarbeiterbefragung ein verstärkter Dialog – unter den Mitarbeitern und auch zwischen den verschiedenen Führungsebenen.

Befragung als Kontrolle

Interne Kommunikation ist gut, Kontrolle ist besser. Die Überprüfung, ob beschlossene Maßnahmen überhaupt umgesetzt werden, ist keineswegs so trivial, wie man vielleicht annimmt.  Inforunden in der Betriebsstelle, auf der Baustelle vor Ort oder beim gemütlichen bunten Abend der Vertriebler machen sich in Konzeptpapieren gut, aber im konkreten Fall gibt es viele Anlässe, die die Umsetzung verhindern. Diese gilt es aufzuspüren und abzuschaffen.

Erfolgreiche interne Kommunikation setzt häufig auch eine Veränderung des Managements voraus. Selbsteinschätzung und Rollenbewusstsein der Führungskräfte wird durch eine Mitarbeiterbefragung inhaltlich hinterfragt und kann so thematisiert und angegangen werden (z.B. mit Workshops zum Führungs- und Kommunikationsverhalten).

Das Ziel der Mitarbeiterbefragung

Wenn Sie sich über die Funktion der Befragung im Klaren sind, geht es an die Formulierung des Ziels. Das teilt sich auf ein die Bereiche interne Kommunikation, Unternehmensorganisation und die Mitarbeiter selbst.

Ziele, die die interne Kommunikation betreffen, sind in aller Regel nur abgeleitete Sekundärziele. Alles, was Sie unternehmen, um den Informationsfluss und die Informationsaufnahme zu verbessern, dient in erster Linie den Unternehmenszielen. Machen Sie sich also zunächst Gedanken über die übergeordneten Ziele:

Motivation und Identifikation der Mitarbeiter

Das Credo der ‚Mitarbeiter als wichtigste Ressource‘ ist ja durchaus berechtigt. Unmotivierte Mitarbeiter sind unproduktiv und verursachen ein Qualitätsproblem. Ähnlich gelagert ist eine mangelnde Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen. Auch hier leidet die Produktivität und die Fehler nehmen zu.

Motivationserhöhung jenseits der individuellen Ebene betrifft wesentlich stärker die Arbeitsumgebung als finanzielle Anreize. Entsprechende Ziele sind dann z.B. die stärkere Einbindung der Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse, innerbetriebliches Vorschlagswesen, Teamarbeit und damit verbundener Abbau von Hierarchien. Oder auch Veränderungen im konkreten Arbeitsumfeld, wie Arbeitsorganisation, bauliche, organisatorische oder technische Maßnahmen.

Die Identifikation mit dem Unternehmen ist stark abhängig von der Information, die der Mitarbeiter hat, sowie von der gelebten Unternehmenskultur. Um Verbesserungen anzustreben, sind Ziele wichtig wie

  • besserer Informationsfluss (z.B. durch Auflösung bestehender Informationsexklusivität und –hierachie),
  • Verbesserung der Führungskultur,
  • Kommunikation von Corporate Identity / Unternehmensphilosopie jeweils umgesetzt auf die konkrete Mitarbeiterebene bis hin zur
  • Einbindung der Mitarbeiter in die externe Kommunikation (Abstimmung über Kommunikationsdesign, Enabling der Mitarbeiter zum Unternehmensbotschafter).

Unternehmensorganisation

Eine Mitarbeiterbefragung kann auch zum Ziel haben, wichtige Themen der Unternehmensorganisation zu hinterfragen bzw. Ist-Zustände unter Umgehung der Führungshierarchie ungefiltert zu erfahren. Das geht von einfachen Verbesserungen von Arbeitsabläufen vor Ort über die Aufnahme möglicher Fehlerquellen bis hin zu umfassenden Analysen eventueller kritischer Risiken für das Unternehmen bzw. die Produktion. Hierbei setzen Sie sozusagen auf den „Sachverstand“ der Mitarbeiter, die vielleicht eine vollkommen andere Sichtweise haben als die zwischengeschalteten Führungsebenen. Der gewonnene Wissenstand gibt wertvolle Ansätze für die zukunftsfähige Ausrichtung des Unternehmens.

Fortsetzung folgt……

  • Themen der Befragung
  • Wer wird befragt
  • Wie wird die Befragung organisiert
  • Wie wird die Befragung ausgewertet

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