Eventlocation suchen und einrichten

  • Pressekonferenz
    Fotolia #13387553 - Press Conference© Oleg Golovnev
Facebooktwittergoogle_pluslinkedinmail

Die richtige Wahl für eine Event Location ist nicht einfach und nicht schwer, sondern umfangreich. Es gilt, alle Parameter für den gelungenen Ablauf des Events benennen zu können und auf dieser Grundlage dann die Entscheidung für den geeigneten Veranstaltungsort zu treffen.

Beginnen wir mit der Art der Veranstaltung: Planen Sie eine Familienfeier (Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum etc.), ein geselliges Beisammensein (Tanzparty, Fressorgie, Diskutierclub, Networking), eine Informationsveranstaltung (Pressekonferenz, Podiumsdiskussion, Round-Table, Produktpräsentation) oder gar eine Gala (Preisverleihung, Unternehmensjubiläum)?

Es liegt bereits auf der Hand, dass eine heimelige Lokalität, die für eine kleine Hochzeit geeignet ist, für die Bilanzpressekonferenz eines multinationalen Unternehmens nicht so sehr in Frage kommt. Aber es gibt einen großen Bereich von Locations, die für unterschiedlichste Veranstaltungen in Frage kommen.

Wohin soll es gehen?

Bei der Lage des Veranstaltungsortes müssen Sie bereits Kompromisse machen, denn eine herausragende Location finden Sie in aller Regel nicht da, wo Sie sie gerne hätten. Also müssen Sie entscheiden, in welchem Radius sie suchen wollen.

Berücksichtigen Sie dabei: Kommen die Teilnehmer mit dem Auto oder öffentlichen Verkehrsmitteln? Oder zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Egal wie die Antwort ausfällt, für Hannoveraner kommt eine Location mitten im Teutoburger Wald meist ebenso wenig in Frage wie für Berliner ein Ort in der Mecklenburgischen Seenplatte. Dies gilt wiederum nicht, wenn Sie mehrtägige Veranstaltungen planen, da ist die Anfahrt insgesamt weniger entscheidend als bei einem netten Abend. Aber behalten Sie die Verbindungen mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Auge oder organisieren Sie einen Fahrtdienst vom nächstgelegenen Bahnhof.

Die nächste Entscheidung betrifft die Übernachtung. Fahren alle Ihre Gäste abends wieder zurück? Selbst bei eintägigen Seminaren oder Abendveranstaltungen, für die Sie auswärtige Teilnehmer erwarten, sollten Sie eine Übernachtungsmöglichkeit ins Auge fassen. Denn auch die Gäste von außerhalb wollen am abendlichen Get-Together nach dem Seminar teilnehmen – und dann nicht mit dem Nachtzug oder angetrunken mit dem eigenen Auto zurückfahren.

Kommen wir zum Veranstaltungsort zurück. Von der Zahl der Teilnehmer können Sie auf die Größe der benötigten Lokalität schließen. Überlegen Sie als nächstes, ob und wie Sie den Raum bestuhlen. Sitzen alle Teilnehmer in Reih und Glied brav nebeneinander? Wenn Ihre Veranstaltung mehr als 30 Minuten dauert, muss die Bestuhlung so aufgebaut werden, dass Teilnehmer mal ohne allzu große Störung auf die Toilette gehen können (so die Standard-Ausrede für die Vielraucher. Diese bitte auch mit einem gekennzeichneten Raucherbereich beglücken -> sei es vor der Tür, mit Heizung, Überdachung oder Schirmausleihe, sorgen Sie für Aschenbecher).

Veranstalten Sie dagegen ein Skatturnier oder eine ähnliche Veranstaltung, bei der die Teilnehmer mehr miteinander reden sollen, muss die Bestuhlung entsprechend anders organisiert sein. Bei sehr vielen Events macht es Sinn, den Teilnehmern nicht nur einen Sitz, sondern einen Sitz am Tisch anzubieten.

Hingucken und Hinhören!

Die allermeisten Veranstaltungen präsentieren etwas. Das beginnt mit dem Brautpaar und einigen Reden bei einer Hochzeit. Oder es geht um eine Produktpräsentation, die Ankündigung des Unternehmensumbaus oder einfach nur um die Überreichung einer goldenen Uhr an verdiente Jubilare. Wenn aber die Teilnehmer Ihren Botschaften lauschen sollen und sie vor allem verinnerlichen sollen, müssen Sie für Aufmerksamkeit sorgen. Hier kommt nicht nur eine entsprechende Beleuchtung und akustische Verstärkung ins Spiel, sondern vor allem auch eine Bühne. Dies kann einfach nur ein kleines Podest sein oder aber – vor allem bei größeren Veranstaltungen – eine richtige Bühne.

Entscheiden Sie, was auf dieser Bühne passiert. In aller Regel benötigen Sie ein Rednerpult mit Mikrofon. Und mindestens ein freies Mikrofon für den Moderator der Veranstaltung. Möchte der oder die Redner die Vorträge mit einer Präsentation unterstützen, so benötigen Sie eine entsprechende technische Ausstattung mit Laptop bzw. Grafikanschluss (Achtung: Mac!), Projektionsgerät und ggf. Leinwand oder geeignete Projektionsfläche. Denken Sie auch an einen Kontrollmonitor für den Redner, damit dieser zum Publikum sprechen kann und nicht immer auf die Wand guckt und seine eigene Präsentation vorliest.

Sitzen auf dem Podium mehrere Personen, sei es ein Vorstand, mehrere Redner oder handelt es sich um eine Podiumsdiskussion, müssen sie die akustische Verstärkung entsprechend organisieren. Profimäßig müssen die Mikros mindestens einen Ein-/Ausschalter haben, besser ist eine zusätzliche zentrale Steuerung über ein Mischpult (mit einem entsprechend geschulten Mitarbeiter).

Lassen Sie die Podiumsmitglieder nicht wie die Götter im Olymp thronen. Sie sollten bequeme Sitzgelegenheiten haben, auf denen sie gut sitzen. Lümmeln und einschlafen sind auf dem Podium Tabu. Ebenfalls Tabu ist der Blick auf die Beine, dieser gehört abgeschirmt, z.B. mit einer ausreichend langen (befestigten) Tischdecke oder Abdeckung.

Die allermeisten Veranstaltungen setzen auf einen – wie auch immer gearteten Dialog – mit dem Publikum. Sorgen Sie für Saalmikrofone und Assistenten, die diese Saalmikrofone zu der betreffenden Person bringen. Wie dies gemacht wird, können Sie sich mal bei „Wer wird Millionär“ anschauen. Da sehen Sie auch, dass eine solche Vorgehensweise besser ist, als zwei oder drei stationäre Mikrofonständer aufzubauen.

Neben solchen „klassischen“ Ausstattungen für Business-Veranstaltungen kommen vielleicht weitere/andere Bühnenausstattungen in Frage. Was ist mit einem Klavier? Blumenschmuck? Unternehmenslogos und – Farben? Produktdummies?

Bei alledem achten Sie bitte auch auf die Raumakustik. Hallt der Raum stark? Müssen Sie gegebenenfalls Akustikdämpfer einsetzen, um das Murmeln im Raum zu dämpfen? Sind unter den Redner/Präsentatoren Frauen mit einer eher schrillen Stimme, ist dies vielleicht sogar unverzichtbar. Probieren Sie auch ein wenig mit der Aussteuerung am Mischpult oder verwenden Sie vielleicht besser nicht die eingebaute Mikrofonanlage, sondern leihen eine gute Anlage auf, die entsprechend des Raums dimensioniert ist und von der Verleihfirma professionell aufgebaut und ausgesteuert wird.

Es werde Licht!

Setzen Sie dieses Motto bei Ihrer Veranstaltung um. Nichts ist schlimmer, als wenn alle Teilnehmer so langsam aber sicher im kinomäßigen Halbdunkel ein Powernapping beginnen. Sorgen Sie für eine richtige Ausleuchtung des Raums, die die Teilnehmer nicht blendet, aber ihnen ausreichend Helligkeit z.B. für das Lesen von Informationen auf ihren Tischen bietet. Oder für das Lesen der Visitenkarte, die das Gegenüber herüberreicht. Gleiches gilt für das Podium. Redner und Podiumsmitglieder müssen gut erkennbar sein (Foto/Video-Ausleuchtung!), ohne dass sie geblendet werden.

Kontrollieren Sie auch den Einfall des Lichts durch die Fenster! Eine nach Süden ausgerichtete Fensterfront kann das gesamte Lichtarrangement durcheinander bringen. Prüfen Sie Verdunklungsmöglichkeiten.

Und denken Sie bitte auch an das Raumklima. Es sollte weder zu kalt werden noch zu warm (Südfenster!). Und es sollte nicht ziehen. Meistens sind Sie mit einer einzeln regelbaren Raumklimananlage am besten bedient. Haben Sie Bedenken, sollten Sie mit zusätzlichen Heizungen oder Kühlaggregaten vorbereitet sein.

Früher gehörten eine Vielzahl von Telefonapparaten mit entsprechenden Amtsleitungen zu der notwendigen Ausstattung einer Location für Pressekonferenzen. Heute benötigen alle Teilnehmer eine vernünftige Bandbreite für ihre Smartphones und Tablet-PC. Kontrollieren Sie daher die Versorgung ihrer Location mit Mobilfunk. Wollen Sie sichergehen, sprechen Sie mit dem zuständigen Mobilfunkanbieter, ob er ggf. einen Repeater oder ähnliches während der Veranstaltung installieren kann. Vielleicht einfacher und eine elegante Lösung: ein W-Lan nur für die Gäste ihrer Veranstaltung. Aber auch da muss einer ordentliche Bandbreite zur Verfügung stehen.

„Auf die Plätze“

Alles vorbereitet? Dann machen Sie BITTE eine Generalprobe. Setzen Sie diese so frühzeitig an, dass Sie noch für Ersatz bzw. Erweiterung der technischen Ausstattung sorgen können. Bei der Generalprobe sollten so viele Mitarbeiter mitproben, wie auch bei der eigentlichen Veranstaltung aktive Redner/Präsentatoren sind. So können Sie am besten technische Fehler oder Unzulänglichkeiten austesten.

Auch die Präsentationstechnik sollten Sie überprüfen. Sorgen Sie dafür, dass Sie alle Präsentationen bereits zur Generalprobe in ihrer finalen Version digital vorliegen haben. Spielen Sie diese auf den Präsentationsrechner und testen Sie alle Dateien aus.

Im Unterschied zum Theatermythos einer missglückten Generalprobe muss bei Ihnen alles, aber auch alles funktionieren. Hakt es irgendwo? Wenn Sie nicht weiter wissen, lassen Sie sich vielleicht von Profis mit Ausrüstungen und/oder Mitarbeitern helfen. Es gibt Legionen von Eventagenturen und spezialisierten Verleihern, da ist auch für Ihre Anforderungen eine Lösung verfügbar.

Denk Sie immer an den schlimmsten aller Fälle: Was würde Ihre Veranstaltung zum Misserfolg werden lassen? Und wie haben Sie sich dagegen abgesichert?

Dann kann eigentlich nichts mehr passieren und sie können in aller Ruhe früh zu Bett gehen und geruhsam dem bedeutsamen Tag entgegenschlafen……

(oder noch mal mit dem Caterer sprechen, ihre Rede schreiben, ihrem Chef erklären, was er sagen soll, den Aufsichtsratsvorsitzenden darauf hinweisen, dass er wirklich nur 5 Minuten reden soll, die Einladungsliste überprüfen, die Anmeldungen zählen, die Toiletten der Location prüfen, kontrollieren, ob der Zug auch wirklich fährt/kein Pilotenstreik „ihren“ Flug ausfallen lässt……)

Es gibt also noch viel zum Thema Events zu bedenken…..


Werbung

http://www.anwendertage.de

Folgen Sie uns in den sozialen Medien: Facebooktwittergoogle_pluslinkedinrssyoutube

Bildquellen

Wolfram Schuchardt

Initiator und Herausgeber von www.kompraxis.de. Kommunikator mit umfassender Erfahrung, angegraut und doch jung geblieben. Autor, Berater, Texter, Redakteur, Lektor - ich bin ein Allrounder mit Hang zum "Reinknien" und einem Faible für das einfache Erklären komplexer Sachverhalte.

Das könnte auch interessant sein...

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.